Apa yang Terjadi Saat Monitor Tim Lapangan Masih Pakai Cara Lama?

Memonitor aktivitas dan kinerja sales lapangan adalah salah satu tantangan terbesar bagi banyak perusahaan, khususnya  yang berkaitan dengan FMCG dan retail. Terutama yang masih menggunakan metode konvensional. Metode ini sering kali melibatkan pencatatan manual, komunikasi via telepon, dan pelaporan mingguan atau bulanan. Meski terlihat sederhana, pendekatan ini memiliki berbagai kelemahan yang dapat menghambat efektivitas dan efisiensi operasional. Berikut beberapa alasan mengapa memonitor sales lapangan dengan metode konvensional menjadi sulit:

1. Kurangnya Transparansi dan Visibilitas

Salah satu masalah utama dalam menggunakan metode konvensional adalah kurangnya transparansi dan visibilitas terhadap aktivitas harian sales lapangan. Manajer sering kali tidak memiliki akses real-time ke lokasi, aktivitas, atau hasil kerja sales. Informasi ini biasanya baru tersedia setelah sales menyerahkan laporan harian atau mingguan, yang bisa jadi terlambat dan tidak akurat.

2. Ketidakakuratan Data

Pencatatan manual sangat rentan terhadap kesalahan manusia. Sales mungkin keliru dalam mencatat jumlah penjualan, waktu kunjungan, atau detail pelanggan. Kesalahan ini dapat berakibat fatal dalam pengambilan keputusan manajemen. Data yang tidak akurat juga bisa mengganggu analisis tren penjualan dan evaluasi kinerja.

3. Waktu dan Sumber Daya yang Tidak Efisien

Menggunakan metode konvensional sering kali memerlukan waktu dan sumber daya yang signifikan. Sales perlu meluangkan waktu untuk menulis laporan, mengirimkan dokumen, atau berkomunikasi dengan manajer secara berkala. Proses ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga bisa mengurangi produktivitas mereka dalam menjual produk atau layanan.

4. Sulitnya Mengukur Kinerja

Dengan metode konvensional, mengukur kinerja sales lapangan secara akurat bisa menjadi tantangan. Tanpa data real-time, manajer sulit untuk menilai produktivitas dan efektivitas setiap sales. Ini juga menyulitkan dalam memberikan umpan balik yang konstruktif dan cepat, yang penting untuk peningkatan kinerja.

5. Kurangnya Integrasi Sistem

Sistem konvensional biasanya tidak terintegrasi dengan baik dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti CRM (Customer Relationship Management) atau ERP (Enterprise Resource Planning). Hal ini mengakibatkan informasi yang terfragmentasi dan sulitnya mendapatkan gambaran menyeluruh tentang penjualan dan hubungan pelanggan.

6. Kesulitan dalam Pemantauan Mobilitas Sales

Sales lapangan sering kali harus berpindah-pindah dari satu lokasi ke lokasi lain. Metode konvensional tidak menyediakan alat yang memadai untuk memantau pergerakan mereka secara efektif. Tanpa teknologi GPS atau aplikasi pelacak, manajer tidak bisa memastikan apakah sales menjalankan tugasnya sesuai jadwal dan rute yang ditentukan.

7. Responsivitas yang Rendah

Dalam bisnis yang dinamis, kemampuan untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan pasar atau kebutuhan pelanggan sangat penting. Metode konvensional cenderung memperlambat responsivitas karena proses pelaporan yang lambat dan kurangnya akses langsung ke data.

Dengan masalah yang dihadapi, Anda menjadi memahami kalau sudah saatnya untuk perubahan cara pelaporan dan monitoring harus beralih kearah digital dan real time.  Cara yang bisa digunakan adalah dengan menggunakan layanan T-Rec yang secara fitur dan inovasi mampu memberikan pelaporan sacara valid dari tim lapangan.